Intern kommunikation är avgörande för att skapa en välfungerande arbetsmiljö där medarbetare känner sig delaktiga, motiverade och informerade. Men vad innebär intern kommunikation egentligen?

Definition av intern kommunikation

Intern kommunikation är utbytet av information och idéer mellan medarbetare, avdelningar och ledning inom en organisation. Syftet är att skapa gemensamma mål, förståelse och värderingar samt att säkerställa att alla medarbetare får tillräcklig information och resurser för att utföra sina uppgifter effektivt.

Varför är intern kommunikation viktig?

Skapar en gemensam förståelse

Genom intern kommunikation kan organisationen säkerställa att alla anställda har samma förståelse för organisationens mål, strategier och vision. Detta kan hjälpa till att skapa en kultur av öppenhet och tillit där alla är informerade om organisationens riktning.

Ökar produktiviteten

En effektiv intern kommunikation kan bidra till att öka produktiviteten genom att se till att alla arbetar mot samma mål och att beslut fattas baserat på gemensamma riktlinjer. Det kan också minska missförstånd och förvirring, vilket i sin tur kan spara tid och öka effektiviteten.

Skapar en positiv arbetsmiljö

Genom att lyssna på och ta hänsyn till medarbetarnas åsikter och idéer kan organisationen skapa en kultur av öppenhet och tillit. Detta kan bidra till att skapa en positiv arbetsmiljö där medarbetarna känner sig delaktiga och motiverade att bidra till organisationens framgång.

Ökar engagemang och motivation

Genom intern kommunikation kan organisationen öka medarbetarnas engagemang och motivation. När medarbetarna känner att deras åsikter och idéer är värdefulla och att de är en viktig del av organisationen, kan det bidra till att öka deras motivation och engagemang.

Skapar starka relationer

Intern kommunikation kan också bidra till att bygga starka relationer mellan medarbetarna. Genom att skapa en miljö där information och idéer kan utbytas effektivt mellan medlemmarna i organisationen kan det bidra till att öka samarbetet och skapa en känsla av samhörighet och gemenskap inom organisationen.

Kommunicera internt med olika generationer

För och få personal mer engagerade är det viktigt att ge dem kommunikationsverktyg som de tycker om att använda både på jobbet och på fritiden.

Baby boomers (1946–1964) har börjat sin karriär i en traditionell arbetsmiljö där intern information kommuniceras på fysiska möten och anslagstavlor. Dom är digitala invandrare och ser den digitala världen som spännande med möjlighet till att ta till sig ny kunskap. Runt 80% av baby boomers använder BankID varje vecka.

Generation X (1965–1979) anser tid som mest värdefull och accepterar bara de mest nödvändigaste möten. De vill ha rak och tydlig feedback och vill kunna klara sig själv utan att behöva be om hjälp. Som belöning ser de helst förmåner som bidrar till en bättre balans i livet. De välkomnar ny teknologi för att kommunicera eftersom de lärt sig att man med hjälp av den kan få hjälp att behålla kontrollen över sina liv.

Milleniums / Generation Y (1980-1995) har vuxit upp i en alltmer digitaliserad värld där kommunikation kan ske lika smidigt online som ansikte mot ansikte. De känner inte samma grad av lojalitet gentemot företaget som Baby boomers gör vilket gör dom mer benägna att byta jobb om deras arbetsförhållanden inte är tillfredsställande. Genom att erbjuda dom moderna arbetsverktyg ökar chansen att dom stannar längre.

Generation Z (1995-2012) har inte upplevt en värld utan internet. De är den yngsta generationen som är aktiv på arbetsmarknaden. De är vana vid stora mängder information och tenderar att vara skeptiska till informationen de får. De förväntar sig snabb och kontinuerlig feedback och tycker personlig utvecklingen är viktigt. Att få arbeta flexibelt och använda moderna verktyg är mer eller mindre ett krav.

Verktyg för intern kommunikation på arbetsplatsen

Det finns olika verktyg för intern kommunikation som till exempel anslagstavlor, personalhandböcker, tv-skärmar, intranät, personalsystem, appar, e-post, chattverktyg, sociala medier och andra kommunikationslösningar. Det är viktigt att välja ett verktyg som passar er organisation för att säkerställa effektiv kommunikation och samarbete.

Med fyra generationer på arbetsmarknaden kan det vara en utmaning att kommunicera internt med alla på "deras" sätt.

Idag finns lösningar som förvandlar anslagstavlor och pennor till tv-skärmar med QR-koder för att lämna feedback. Där veckobrev och mail blir till inlägg i en app där innehållet kan bestå av text och video med gilla/kommentera-funktion...

Trender inom intern kommunikation 2024

Intern kommunikation har utvecklats snabbt under de senaste åren, och 2024 är inget undantag. Här är några av de viktigaste trenderna som företag bör ha i åtanke när de arbetar med sin interna kommunikationsstrategi:

• Digitala plattformar för kommunikation: Företag använder allt oftare digitala verktyg som personalappar, teams, slack och andra plattformar för att underlätta snabb och effektiv kommunikation, särskilt för distansarbetare.

• Transparens och engagemang: Medarbetare förväntar sig mer öppenhet från ledningen. Det blir allt viktigare att dela information om företagsbeslut och strategier för att hålla personalen engagerad och uppdaterad.

• Flexibel kommunikation: Med flexibla arbetstider är det viktigt att kunna skicka och ta emot meddelanden när det passar, utan att alla behöver vara online samtidigt. Det ger frihet att kommunicera i sin egen takt.

• Videokommunikation: Kortare videomeddelanden (reel-trenden) eller veckovisa videouppdateringar från ledningen blir allt vanligare, vilket gör kommunikationen mer personlig och engagerande.

Easy Staffs personalapp

I en tid med teams, slack, e-post och sms är det lätt att missa det som är viktigt. Med en personalapp delar ledningen snabbt nyheter till alla som behöver den och medarbetare kan anmäla sig till aktiviteter, chatta med kollegor och hitta information. Det går även att dela information till tv-skärmar.

Easy Staff ersätter det klassiska intranätet, kedjemail, SMS-grupper och chatt-appar. Till skillnad från e-post, sms eller vanliga chattappar är Easy Staffs personalapp skyddad med BankID. Med säker digital kommunikation kan chefer och medarbetare med trygghet dela känslig information med varandra.

Funktioner

Nyheter och aktiviteter
Med pushnotiser når du alla snabbt. Begär läsbekräftelse om det behövs och låt medarbetarna kommentera för snabb feedback.

Frånvaro och ledighet
Med frånvarohantering i Easy Staff får ni en överblick på företagets frånvaro i kalendern. Låt personalen skicka ledighetsansökan och få svar i appen av teamledare/chef som snabbt kan bevilja eller neka via pushnotiser.

Chatta 1 till 1 eller i grupper
Skicka privata meddelanden eller skriv i grupper, istället för att skicka SMS. Pushnotiser och BankID gör det snabbt, enkelt och säkert.

Förbättringsförslag och avvikelserapportering
Med enkla formulär i Easy Staff kan personal skicka in förslag och avvikelser i appen. Finns behov för andra formulär som går det också att lägga upp. Ansvarig får direkt en pushnotis och kan hantera ärenden och återkoppla status till den som registrerad via mobilen.

Ett verktyg för olika branscher

Easy Staff-appen används inom en mängd olika branscher. Vad som gör den särskilt användbar är att den inte kräver någon särskild dator, arbetsmobil eller lösenord. Appen kan implementeras i hela organisationen med hög säkerhet, med primär inloggning via BankID.

För kunder som använder Easy Staff är det vanligt att deras personal är spridd över olika platser – på kontoret, i verkstaden, ute på uppdrag, hemifrån, på distans eller när de är på resande fot. Genom att använda Easy Staffs personalapp kan våra kunder inkludera hela sin personalstyrka och ta sin internkommunikation med sina medarbetare till en ny nivå.

"Vi ser redan nu att informationsflödet är markant bättre, fler deltar i våra aktiviteter, säkerheten har ökat och det viktigaste av allt är att alla medarbetare upplever att vår nya personalapp underlättar i deras vardag"

- Malin Lindqvist, HR-chef på OilQuick AB

Kan Easy Staff passa er?

Är du på jakt efter personalsystem, personalapp eller hrsystem men inte hittat rätt? Då kanske Easy Staff passar er! Boka en demo så visar vi allt.

Vill du se efter själv? Skapa ett konto helt kostnadsfritt via formuläret. Inget kreditkort eller bindande avtal krävs.

Du kan även kontakta oss på: 021 - 80 07 70

Denna artikel uppdaterades senast 2024-09-02 för att reflektera de senaste trenderna inom intern kommunikation.