I personalhandboken får era medarbetare en klar och samlad översikt av företagets kultur, rutiner och policys. Fortsätt läsa för att ta reda på vad du bör inkludera, frågor att besvara och hur du effektivt kommunicerar ut personalhandboken.

Syftet med personalhandboken

Personalhandbok, även kallad personalmanual eller medarbetarhandbok finns för att informera om de rättigheter och ansvar som företaget och dess anställda har gentemot varandra. Det är en guide som förklarar hur saker fungerar på jobbet och ger enkla råd och anvisningar för att underlätta hur anställda kan utföra sitt arbete på bästa sätt varje dag.

Dessutom är handbokens syfte att stärka den interna kommunikationen på företaget och skapa en arbetsmiljö där alla delar en gemensam förståelse för samarbete.

Vad ska finnas med i en personalhandbok?

I personalhandboken är det viktigt att berätta hur företaget ser på saker och ting. Det kan handla om företagskulturen, vilka värderingar och visioner som är viktiga för företaget. Dessutom är det bra att ha klara regler och rutiner, så att alla vet vad som förväntas av dem. Här samlas även information om ledighet, lön, förmåner och andra praktiska detaljer som berör anställningen.

Vanliga personalfrågor att besvara

En personalhandbok bör adressera vanliga frågor och ge tydliga svar för att skapa klarhet och förståelse bland de anställda. Innehållet i en personalhandbok varierar mellan olika företag och organisationer. Här är några vanliga personalfrågor som bör besvaras i handboken.

Hur blir jag anställd?

Beskrivning av hur det funkar när du börjar jobba här.

Vad förväntas av mig?

Vad du bör göra och hur du bör vara på jobbet.

När ska jag jobba?

Vilka tider du ska jobba och när du får pauser.

Vad har jag för rättigheter och ansvar?

Vad du får göra och vad du måste tänka på.

Hur får jag lön och andra förmåner?

Hur lönen kommer, och om det finns extra fördelar.

Hur tar jag ledigt?

Hur du ansöker om semester eller om du behöver vara borta från jobbet.

Kan jag lära mig mer och utvecklas?

Om det finns chanser att lära dig mer och göra framsteg i jobbet.

Vad gör jag vid konflikter på jobbet?

Hur du ska hantera eventuella konflikter eller problem.

Finns det regler jag måste följa?

Om det finns några viktiga regler att tänka på.

Hur funkar det om jag vill sluta jobba här?

Om du vill sluta, hur du gör och vad som händer.

Hur skriver man en personalhandbok?

Nedan är en innehållsförteckning på hur du kan strukturera en personalhandbok, men det är viktigt att anpassa innehållet efter ditt företags specifika behov och regler inom branschen.

1. Välkomstavsnitt:
   • Presentation av företaget, dess historia, värderingar och övergripande mål.
   • En personlig välkomsthälsning från företagsledningen.
2. Anställning:
   • Former av anställning, anställningsavtal, och aktiviteter vid sidan av anställningen.
3. Arbetstider:
   • Normala arbetstimmar, lunch- och rasterlängd, flextid, tidsrapportering, och arbetsfria dagar.
4. Restid:
   • Företagets syn på restid och eventuell betalning från företaget.
5. Lön:
   • Lönebild, bonus, och provisioner.
6. Förmåner:
   • Friskvårdsbidrag och möjligheter för fysisk motion under arbetstid.
7. Semester:
   • Semesterersättning, uträkning av semesterlön, och regler för semesteruttag och sparande.
8. Frånvaro:
   • Sjuklön, föräldrapenning, och regler kring tjänstledighet och studieledighet.
9. Försäkringar:
   • Företagets sjukförsäkringar och tjänstepensionsförsäkringar
10. Utveckling:
    • Ansvar för introduktion och onboarding samt frekvens av utvecklingssamtal.
11. Ersättningar:
    • Resekostnader, kvittohantering, regler för traktamenten, parkering och representation.
12. Uppsägning:
    • Ansvar för avslutningssamtal och praktiska checklista vid avslutande av anställning.
13. Rehabilitering:
    • Rutiner för rehabiliteringsutredningar efter längre frånvaro.
14. Sekretess:
    • Tystnadsplikt för anställda och information om datasekretess och dokumenthantering.
15. Arbetsredskap:
    • Utrustning för medarbetare och eventuella ansvarsområden kopplade till dessa redskap. Kostnad och förnyelser.
16. Miljö:
    • Företagets hållbarhetsstrategi, relation till miljömål och energiförbrukning.
17. Övriga ämnen:
    • Jämställdhet, företagskultur, teknologi och IT-säkerhet, konflikthantering, hälsofrämjande åtgärder, sociala medier och extern kommunikation, möjligheter till feedback och förbättring, och samarbete med fackföreningar.
      
      

Måste man ha en personalhandbok?

I Sverige finns ingen lag som direkt kräver att företag måste ha en personalhandbok. Däremot regleras många arbetsvillkor och relationer mellan arbetsgivare och anställda genom arbetslagstiftningen och kollektivavtal.

Många företag väljer dock att skapa en personalhandbok för att underlätta kommunikationen, introducera nya anställda till företagskulturen och för att skapa en gemensam förståelse av företagets riktlinjer. En bra och användarvänlig personalhandbok kan kan även bidra till att bli mer konkurrenskraftig som företag.

Hur ofta ska personalhandboken uppdateras?

Personalhandboken är levande och bör regelbundet uppdateras vid förändringar i företagets rutiner och riktlinjer. Det rekommenderas att revidera personalhandboken minst två gånger per år för att hålla den uppdaterad.

Hur kommuniceras en personalhandbok?

Traditionellt har personalhandboken varit just en "bok" i ett tryckt exemplar som delas ut vid början av anställningen eller placerad i gemensamma områden som personalrummet på företaget. De har också funnits hängande på fysiska anslagstavlor.

Idag används mer digitala metoder för att kommunicera personalhandbok enklare och göra den ännu mer tillgänglig och uppdaterad.

• Intranät och personalsystem
• E-post
• Digitala möten
• Webb- och mobilappar
• Inlärningsplattformar
  
  

Personalhandbok i Easy Staff

Easy Staff kan hjälpa dig göra personalhandboken tillgänglig för alla medarbetare. Det finns flera olika alternativ. Om er nuvarande handbok är i enda pdf-fil kan den enkelt laddas upp i Easy Staff och publiceras som ett personaldokument. Är det så att ni har flera olika dokument kan de laddas upp och samlas i ett inlägg som blir själva personalhandboken.

Har alla läst och förstått dokumenten? Det kan du säkra upp genom att aktivera läskvittens, så att alla medarbetare kan bekräfta att dom tagit del av informationen och förstått.

Medarbetare kommer snabbt och säkert åt personalhandboken genom att logga in med BankID på sin dator, mobil eller padda.

När ni gör förändringar i personalhandboken kan ni enkelt uppdatera inlägget eller personaldokumentet och skicka ut en push-notis och aktivera läskvittensen igen.

Med Easy Staff håller ni handboken och medarbetare uppdaterade på ett smidigt och kontrollerat sätt.

Upptäck fördelarna med Easy Staff

Vi på Easy Staff har utvecklat en modern app med fokus på personalen, som är utformad för att öka engagemanget och deltagandet bland medarbetarna. Tänk dig en personalapp dopad med funktionalitet från personalsystem och hr-system!

Kan Easy Staff passa er?

Är du på jakt efter personalsystem, personalapp eller hrsystem men inte hittat rätt? Då kanske Easy Staff passar er! Boka en demo så visar vi allt.

Vill du se efter själv? Skapa ett konto helt kostnadsfritt via formuläret. Inget kreditkort eller bindande avtal krävs.

Du kan även kontakta oss på: 021 - 80 07 70